Làm sao để kiểm soát và chỉnh sửa website khi thay đổi nhân sự

Làm sao để kiểm soát và chỉnh sửa website khi thay đổi nhân sự

Việc thay đổi nhân sự là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, nếu không có quy trình quản lý và kiểm soát website rõ ràng, những thay đổi này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động vận hành, truyền thông và cả an ninh website. Vậy làm sao để doanh nghiệp vẫn kiểm soát tốt website dù đội ngũ thay đổi? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiếp cận vấn đề một cách chuyên sâu, toàn diện.

Vì sao việc kiểm soát website khi thay đổi nhân sự lại quan trọng?

Website không chỉ là một công cụ truyền thông, mà còn là nền tảng lưu giữ dữ liệu khách hàng, giao dịch, chiến lược marketing và hình ảnh thương hiệu. Khi một nhân sự quản lý website nghỉ việc, nếu không có quy trình bàn giao rõ ràng, bạn có thể gặp các rủi ro như:

• Không truy cập được hệ thống quản trị (CMS)

• Mất dữ liệu, tài khoản, hoặc không kiểm soát được các plugin, domain, hosting

• Lộ thông tin bảo mật như API key, mật khẩu SMTP, công cụ đo lường (Google Analytics, Meta Pixel,…)

• Gián đoạn các chiến dịch SEO, quảng cáo hoặc cập nhật nội dung

Do đó, việc chuẩn hóa quy trình và kiểm soát quyền truy cập là yếu tố sống còn để bảo vệ tài sản số của doanh nghiệp.

Các bước cần thiết để kiểm soát và chỉnh sửa website khi thay đổi nhân sự

Xây dựng quy trình bàn giao rõ ràng và chuyên nghiệp

Mỗi khi có nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, cần có biểu mẫu bàn giao đầy đủ bao gồm:

• Tài khoản quản trị website và các cấp độ liên quan

• Tài khoản quản lý hosting, domain

• Tài khoản Google Analytics, Google Tag Manager, Google Search Console

• Thông tin đăng nhập các phần mềm tích hợp như email marketing, chatbot, form liên hệ,…

• Danh sách các plugin, extension đang sử dụng

Đây là bước cơ bản nhưng quan trọng để tránh việc người cũ mang đi các quyền truy cập hoặc quên bàn giao khiến người mới không thể tiếp quản.

Phân quyền rõ ràng và kiểm soát truy cập

Không nên để quá nhiều nhân sự cùng có quyền admin toàn bộ hệ thống. Hãy thiết lập hệ thống phân quyền theo vai trò:

• Admin: dành cho quản trị cấp cao, IT hoặc giám đốc

• Editor: dành cho người viết nội dung, không cần truy cập cấu hình hệ thống

• Contributor hoặc Viewer: dành cho cộng tác viên hoặc nhân sự marketing tạm thời

Mỗi lần có thay đổi nhân sự, cần:

• Xóa hoặc vô hiệu hóa tài khoản cũ

• Cập nhật mật khẩu quản trị

• Kiểm tra lịch sử chỉnh sửa và log truy cập để phát hiện bất thường (nếu hệ thống có chức năng này)

Lưu trữ tập trung các tài liệu và thông tin quản lý

Doanh nghiệp nên sử dụng một nền tảng tập trung như Google Drive, Notion hoặc phần mềm quản trị nội bộ để lưu trữ:

• Hướng dẫn sử dụng website

• Tài liệu hướng dẫn quản trị nội dung

• Danh sách plugin, theme và thông tin bản quyền

• Checklist bảo trì và cập nhật định kỳ

Điều này giúp người mới dễ dàng tiếp cận và đảm bảo tính liên tục trong vận hành website.

Đừng để nhân sự là “người giữ chìa khóa duy nhất”

Một sai lầm phổ biến của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ là để một người duy nhất nắm toàn bộ thông tin và hệ thống website. Khi họ rời đi, doanh nghiệp rơi vào thế bị động, thậm chí mất quyền kiểm soát.

Giải pháp là:

• Sử dụng các công cụ quản lý mật khẩu như Bitwarden, LastPass với tài khoản chia sẻ cho nhóm quản lý

• Thường xuyên sao lưu dữ liệu website định kỳ (offline và cloud)

• Làm việc với đơn vị thiết kế hoặc quản trị website chuyên nghiệp để có đầu mối hỗ trợ khi cần

43 agency gợi ý giải pháp cho doanh nghiệp đang gặp vấn đề này

Là một công ty làm web chuyên nghiệp ở Đà Nẵng, 43 agency hiểu rằng việc bảo mật và kiểm soát hệ thống quản trị website là yếu tố sống còn. Vì thế, chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng:

• Xây dựng checklist bàn giao rõ ràng ngay từ khi triển khai website

• Phân quyền hợp lý và thường xuyên đánh giá các quyền truy cập

• Đào tạo nhân sự mới dựa trên tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa

• Có phương án hỗ trợ kỹ thuật độc lập trong trường hợp khẩn cấp

Website là tài sản số có giá trị lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh, doanh thu và độ tin cậy của doanh nghiệp. Khi thay đổi nhân sự, đừng để rủi ro xuất phát từ sự chủ quan hoặc thiếu quy trình kiểm soát. Việc đầu tư thời gian và nguồn lực để chuẩn hóa quy trình quản lý website là cách bạn bảo vệ chính mình trước những biến động không lường trước. Nếu bạn chưa từng kiểm tra các quyền truy cập hay có tài liệu hướng dẫn cho website của mình, hôm nay là thời điểm tốt nhất để bắt đầu.

43 agency công ty làm web chuyên nghiệp ở Đà Nẵng, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống website bền vững, dễ kiểm soát và luôn sẵn sàng thích ứng với mọi thay đổi nhân sự.